Vad är serviceavtal?

Ett serviceavtal är en beskrivning och en definition av något som ska utföras med en viss frekvens. Det kan handla om årliga kontroller av installerad utrustning, årlig service av maskiner, kontroller av larm, gräsklippning vid en fastighet eller liknande.

Avtalen namnsätts och definieras för att sedan användas till de kunder som väljer att nyttja ert serviceavtal.

För att arbeta med serviceavtal behöver ni få modulen aktiverad. Kontakta Infobric Workorder om du vill arbeta med serviceavtal.

När du skapar ett serviceavtal är tanken att det är ett avtal som ska användas till flera/många kunder. Förutsättningarna för när första utförandet görs och när de återkommande åtgärderna planeras och utförs hanteras sedan i avtalets koppling till kund och plats.

Klicka på Register - Serviceavtal för att öppna modulen Serviceavtal. Om serviceavtal finns sedan tidigare kan du söka fram dessa - annars klickar på menyalternativet "Skapa serviceavtal" i skärmens ovankant.

Ge serviceavtalet ett ID/nummer och ett namn och ange om du vill ett start- och ett slutdatum för hela avtalet.

Välj även en typ för serviceavtalet, där du anger vad serviceavtalet ska användas till. Se mer om specifika typer nedan.

Observera att det är först när du anger att serviceavtalet är aktivt som det blir tillgängligt för användning. Innan du börjar använda det behöver du alltså bocka i Aktivflaggan och spara.

Varje avtalsrad som anges kan ligga till grund för skapande av kommande arbetsordrar baserat på serviceavtalet.

I de första två kolumnerna anger du frekvensen som åtgärder ska utföras med. Om du t.ex. anger "Typ av intervall" = "År" och "Längd på intervall" = "1", innebär det att åtgärd ska planeras in en gång per år.

I kolumnen "Typ" väljer du vilken typ-klassing arbetsordrar ska ha när de skapas upp från serviceavtalet.

I de sista två kolumnerna anger du vem som ska stå som Vår referens på arbetsordern samt vilken resurs arbetsordern normalt ska läggas på när den skapas från serviceavtalet. Eftersom detta är serviceavtalet i sin helhet, är den generellt tilldelade resursen ofta en orderlåda.

Slutligen har du möjlighet att via [...] på raden lägga till att Deadline ska vara ett visst antal dagar efter det datum som arbetsordern skapas för, samt en förväntad tidsåtgång i timmar .

När du vill länka ett serviceavtal till en arbetsplats, börjar du med att söka fram arbetsplatsen/anläggningen. Öppna arbetsplatsen / anläggningen och välj fliken "Serviceavtal". Med knappen "Lägg till" väljer du att lägga till en serviceavtal för anläggningen / arbetsplatsen.

I den dialog som visas, väljer du sedan vilket serviceavtal du vill koppla till arbetsplatsen / anläggningen. Du anger också ett datum då det första besöket ska planeras.

Om det är så att genomförandet bara kan eller ska göras vissa månader under året, kan man under Schema lägga in under vilka månader avtalet ska gälla.

Om du vill få hjälp med att hitta ett lämpligt datum när andra arbetsordrar är planerade eller prognostiserade vid ungefär det datum du tänkt ange, kan du använda funktionen "Hitta datum för nästa besök". Läs mer om detta nedan. (!!! OBS!!! Skriva)

När du angivit ett datum för första besök, klickar du OK. De angivna uppgifterna behandlas då och resulterar i att du ser den första arbetsordern samt en prognos för kommande arbetsordrar.

Den arbetsorder som skapas upp direkt (under rubriken Planerade) kan du öppna direkt genom att dubbelklicka på raden.

De arbetsordrar som visas under rubriken "Prognos" skapas inte förrän den planerade arbetsordern har slutförts. Nästkommande arbetsorder tar då hänsyn till när föregående arbetsorder utförts.

Om det t.ex. finns flera maskiner på en anläggning, kan serviceavtal kopplas direkt till maskinen / den installerade enheten. Kopplingen mellan serviceavtal och installerad enhet följer samma princip som när serviceavtalet gäller en hel arbetsplats. Dock skapas då arbetsordern upp för den specifika installerade enheten.

När du skapar ett serviceavtal som enbart är relevant för en installerad enhet, kan du ange att serviceavtalet enbart gäller installerad enhet, och även vilken specifik modell det gäller.

Om du väljer att göra ett serviceavtal för specifika modeller, finns detta serviceavtal enbart tillgängligt för koppling till installerade enheter av den/de modeller du angivit.

När en arbetsorder som skapats från serviceavtalet avslutas, skapas automatiskt nästa upp för nästa tillfälle. Planeringen av nästa tillfälle tar då hänsyn till när arbetsordern utförts. Nästa arbetsorder i serien kommer alltså att bli avtalad tid efter föregående besök.

Arbetsorderns verkliga planering kan alltid finjusteras manuellt i t.ex. veckoplanering.

Om en arbetsorder planeras automatiskt till 2:a april, men flyttas till den 4:e april för att passa bättre i planeringen, kommer den 4:e april att vara utgångdatum för nästa besök. Om serviceavtalet är en årlig service, kommer alltså nästa års besök att föreslås till 4:e april året efter.