Vad är dokumentmapp-mallar?

Med dokumentmapp-mallar kan du skapa en mappstruktur för bifogade filer, till exempel under en arbetsorder. Mappnamnen föreslås automatiskt och gör det enkelt att organisera filer – ungefär som flikar i en arbetsplatspärm.

Du kan också sätta rättigheter för mapparna, så att innehållet blir tillgängligt för rätt personer.

Skapa en dokumentmapp-mall

Så här gör du

Gå till Dokumenthantering > Dokumentmapp-mallar i huvudmenyn.
👉 Om du inte ser alternativet har du inte behörighet till funktionen. Kontakta då er administratör eller hör av dig till Workorder Support.
Du ser nu en lista över befintliga mallar.
Klicka på Lägg till i den svarta menyraden högst upp för att skapa en ny mall.
Följande ruta dyker upp i webbläsaren:

Namnge och bygg mappstrukturen

Ge mallen ett namn, till exempel Arbetsplatspärm.
Skriv in mappnamn i Sökvägslistan.

Du kan skapa mappar och undermappar genom att:

Skriva in sökvägar direkt, eller
Högerklicka i mappvyn och välja att lägga till mappar eller undermappar.

👉 Till höger ser du hur mappstrukturen byggs upp.

Välj var mappen ska vara tillgänglig

Uppe till höger väljer du vilka objekt mallen ska kopplas till:

Namn	Förklaring
Gemensamma filer	Synliga på alla arbetsordrar
Denna arbetsorder	Kopplas till specifik arbetsorder
Kundrelaterade filer	Ligger under kundkortet och syns på alla arbetsordrar kopplade till kunden.
Arbetsplatsrelaterade filer	Ligger under anläggning/arbetsplats och syns på arbetsordrar kopplade till arbetsplatsen.
Produktrelaterade filer	Ligger under produktkortet (t.ex. maskinmodell) och syns på arbetsordrar kopplade till den modellen.
Enhetsrelaterade filer	Ligger under enhetskortet (med serienummer) och syns på arbetsordrar kopplade till den enheten.
Projektrelaterade filer	Ligger under projektkortet och syns på alla kopplade arbetsordrar.

Du kan koppla din mall till en eller flera typer. Den föreslagna mappstrukturen finns då tillgänglig under de olika objekt du valt, när du lägger till bifogade filer.

Spara mallen

När du sparar blir mapparna tillgängliga som snabbval när du lägger till filer.
Om du valt till exempel Denna arbetsorder, kommer mapparna att synas som valbara när du lägger till filer på en arbetsorder.

Ställ in rättigheter för mappar

Högerklicka på en mapp i mappvyn.
Välj rättigheter för mappen.

Du kan ställa rättigheter för:

Användargrupper
Anställdgrupper
Enskilda personer

👉 Exempel: Om gruppen Sälj bara ska kunna se och ladda ner filer i en mapp, ställer du in rättigheterna för det.

Viktigt att veta

Rättigheterna sätts i mallen och används när du lägger till dokument på ett objekt.
Om du ändrar rättigheterna i mallen efter att filer redan lagts till, ändras inte rättigheterna på befintliga filer. Då behöver du ändra rättigheterna direkt där filen ligger.