Vad är dokumentmapp-mallar?
Med dokumentmapp-mallar kan du skapa en mapp-struktur för bifogade filer som används t.ex. under en arbetsorder. Med dessa föreslås mappnamn, och du kan organisera bifogade filer i något som påminner om "flikar i en arbetsplatspärm".
I mallen kan du också sätta rättigheter som ska gälla för mappar, så att innehållet blir tillgängligt för rätt användare.
Hur skapar jag en dokumentmapp-mall?
I huvudmenyn går du till Dokumenthantering-> Dokumentmapp-mallar (om du inte ser dem, har du inte rättighet till funktionen).
Du ser här listan över de eventuella dokumentmapp-mallar som redan existerar
För att skapa en ny klickar du på Lägg till uppe i den svarta meny-ytan överst på skärmen. En dialogruta enligt visas:
Börja med att ge din mall ett namn, t.ex. "Arbetsplatspärm"
Därefter skriver du helt enkelt in mappnamn i Sökvägslistan.
Du kan skriva in mappar och undermappar som exemplet nedan visar. Du ser direkt till höger hur mappstrukturen blir. Du kan även välja att högerklicka och lägga till mappar och undermappar i den uppritade mappvyn:
Slutligen anger du under vilket eller vilka objekt mappmallen ska vara tillgänglig.
Detta gör du uppe till höger:
Namn | Förklaring |
"Gemensamma filer" | Filer som är synliga på alla arbetsordrar |
"Denna arbetsorder" | Filer som kopplas till specifik arbetsorder |
"Kundrelaterade filer" | Filer som läggs till under kundkortet och är synliga på alla arbetsordrar som är kopplade till kunden. |
"Arbetsplatsrelaterade filer" | Filer som läggs till under Anläggning/arbetsplats-kortet och är synliga på alla arbetsorder som är kopplade till arbetsplatsen. |
"Produktrelaterade filer" | Filer som läggs in under produktkortet (t.ex. specifik modell av maskin) och är synliga på alla arbetsorder som är kopplade till en installerad enhet av denna modell. |
"Enhetsrelaterade filer" | Filer som läggs till under enhetskortet (enhet med serienummer) och är synliga på alla arbetsorder som är kopplade till denna installerade enhet. |
"Projektrelaterade filer" | Filer som läggs till under Projektkortet, och är synliga på alla arbetsordrar som är kopplade till projektet. |
Du kan koppla din mall till en eller flera av dessa typer. Den föreslagna mappstrukturen finns då tillgänglig under de olika objekt du valt, när du lägger till bifogade filer.
Du kan nu spara din mall, och de mappar du valt att lägga där blir tillgängliga som "snabbval" när man lägger till filer. Om du valt t.ex. "Denna arbetsorder", kommer mapparna att finnas valbara när man lägger till filer på en arbetsorder.
Ställ rättigheter för mappar
Genom att högerklicka på en mapp i Mappvyn, kan du sätta rättigheter för en mapp.
Rättighetsmallen kan läggas för användargrupper, anställdgrupper eller ner på individ/anställdnivå.
Om t.ex. alla i gruppen "Sälj" enbart ska kunna få se och hämta (ladda ner) filer i en viss mapp, ställs rättigheterna in enligt nedanstående exempel:
När en fil läggs till i denna mapp, kommer rättigheterna från mallen att användas för att ställa in vilka användar som får göra vad med filerna i mappen.
Observera att dessa rättigheter sätts i mallen som används när man lägger till dokument på ett visst objekt. Om man redan lagt till filer, och sedan ändrar rättighetsinställningar i mallen, kommer rättigheterna inte att ändras på befintliga objekt (t.ex. en arbetsorder där du lagt till filer i en mapp). Om dokument ska döljas/låsas/visas ändras då rättigheterna direkt där filen ligger.
Använd dokumentmapp-mall
När du ska lägga till ett dokument eller annan fil på t.ex. en arbetsorder, finns den eller de dokumentmapp-mallar du skapat tillgängliga när du ska ange var en fil ska visas. Det går alltid att även skriva in en mapp direkt i rutan "Sökväg", men med dessa snabbval minimeras skrivfel och man har större möjlighet att skapa enhetlig struktur.
Eventuella mapprättigheter ärvs från mallen när filen läggs till. Du kan justera rättigheter på den aktuella filen eller mappen på den aktuella arbetsordern genom att högerklicka i mappstrukturen och välja "Lägg till åtkomst...". Om du istället vill göra det direkt på en fil, klickar du på knappen "Ändra".