Vad innebär Avsluta användare?
Om en anställd slutar och inte längre ska finnas tillgänglig i systemet bör du använda rutinen för att avsluta användare. När du avslutar användaren, innebär det att personen inte längre finns tillgänglig för tilldelning av nya arbetsordrar, tidrapporter och liknande. Däremot finns fortfarande uppgiften kvar för att se vad personen rapporterat historiskt.
Användaren/personen visas även med en överstruken markering i planeringsöversikter, och kan enkelt filtreras bort genom att man döljer avslutade användare.
Om personen bara är tillfälligt inaktiv, och förväntas komma tillbaka, ska användaren inte avslutas. Då är rekommendationen istället att användaren t.ex. flyttas tillfälligt till en annan grupp.
Om en avslutad användare återanställs, måste personen läggas upp som ny person/användare.
Att avsluta en användare
Om du har tilldelats systemrättigheter att avsluta en användare, finns alternativet "Avsluta användare" tillgängligt när du är inne på Anställd-kortet. Sök fram rätt anställd via Register - Anställda och klicka fram anställningskortet.
När du klickar på "Avsluta användare" visas en steg-för-steg-dialogruta där du gör följande val:
Avsluta användaren, stäng inloggning och frigör licens - innebär att användaren / den anställda markeras som avslutad, och att personen inte längre kan logga in i systemet. Den licens användaren nyttjar blir också frigjord för att kunna användas av någon annan användare.
Flytta den avslutade användare till grupp. Om du väljer detta alternativ flyttas användaren till den grupp som väljs, t.ex. en grupp ni namngivit "Avslutade användare".
Tryck nästa och bekräfta / komplettera dina val. Klicka på <Välj grupp> för att definiera till vilken användaren ska flyttas
När du slutligen bekräftar att användaren avslutas, genomförs uppdateringen.
Hur ser man avslutade användare?
När du bekräftat är användaren spärrad för användning av systemet, och den avslutade anställda visas överstruken i Arbetsorder - Översikt och Planering.
Avslutade användare går fortsatt att söka fram under Register - Anställda, men du behöver då välja att visa alla eller avslutade användare. Du gör valet med Användarstatus i Register - Anställda.
Kolumnen "Avslutad" kan du dölja eller ta fram med "Hantera kolumner" under [...] i listans övre högra hörn.
Avslutade användare finns aldrig längre tillgängliga när du ska tilldela nytt arbete, men finns längst ner t.ex. när du söker bland historiska arbetsordrar och i gamla tidrapporter.